Mijn vertaling is geweigerd — wat nu?
bijgewerkt 12 november 2024 · Marwan Mrait
Kort antwoord
Vraag de instantie eerst schriftelijk wat er precies ontbreekt — 'niet geaccepteerd' is geen reden. Meestal ligt het niet aan de vertaling maar aan de randvoorwaarden: geen legalisatie op het origineel, een vertaler die niet in het Rbtv staat, een ontbrekende achterkant, een te oud afschrift of een naamspelling die afwijkt van het paspoort. Pas als je de precieze reden hebt, weet je of hertalen nodig is.
Je hebt betaald, gewacht, en aan het loket hoor je dat het zo niet kan. Vervelend, maar in verreweg de meeste gevallen is er niets mis met de vertaling zelf. Er ontbreekt iets eromheen, en dat is vaak goedkoper te repareren dan opnieuw beginnen.
Stap 1: vraag wat er precies mist
'Wij accepteren dit niet' is geen reden. Vraag om een schriftelijke toelichting, of noteer aan de balie letterlijk wat er gezegd wordt. Zonder de precieze reden loop je het risico het verkeerde te herstellen.
Vraag door met deze drie vragen
1. Ontbreekt er iets aan de vertaling, of aan het originele document? 2. Moet het origineel gelegaliseerd zijn, en zo ja hoe? 3. Welke eis staat er precies in uw richtlijn — kunt u mij die aanwijzen?
Stap 2: loop de zeven oorzaken na
| Oorzaak | Herstel | Opnieuw vertalen? |
|---|---|---|
| Vertaler staat niet in het Rbtv-register | Opnieuw laten vertalen door een beëdigd vertaler | Ja |
| Verklaring, stempel of handtekening ontbreekt | Terug naar de vertaler; dit hoort er standaard bij | Nee |
| Kopie van het origineel niet aangehecht | Terug naar de vertaler | Nee |
| Origineel niet gelegaliseerd of geen apostille | Legaliseren in het land van afgifte, daarna de vertaling aanvullen | Deels |
| Achterkant of bijlage niet meevertaald | Ontbrekende pagina's alsnog laten vertalen | Deels |
| Afschrift te oud | Nieuw afschrift opvragen en laten vertalen | Ja |
| Naamspelling wijkt af van het paspoort | Toelichting of verklaring van naamsgelijkheid | Meestal niet |
De vier die het vaakst voorkomen
1. Geen legalisatie op het origineel
Verreweg de meest voorkomende oorzaak. De vertaling is prima, maar het brondocument mist een apostille of legalisatiestempel. Die moet je alsnog laten plaatsen in het land van afgifte, en daarna moet de vertaling worden aangevuld met díe stempel. Zie apostille of legalisatie en de juiste volgorde.
2. Niet beëdigd
Een vertaalbureau leverde een keurige vertaling zonder dat er een geregistreerd beëdigd vertaler aan te pas kwam. Hier helpt alleen opnieuw laten vertalen. Controleer vooraf de inschrijving — zie hoe je een beëdigd vertaler controleert.
3. Onvolledig
De achterkant met de stempels is niet meegestuurd, of een bijschrijving in de kantlijn ontbreekt. Vaak volstaat het om die pagina's alsnog te laten vertalen en aan het geheel toe te voegen.
4. Te oud afschrift
Veel gemeenten accepteren geen akte-afschrift ouder dan zes maanden. Dan helpt geen enkele reparatie: er moet een nieuw afschrift komen, en dat moet opnieuw gelegaliseerd en vertaald worden. Vraag daarom altijd vooraf naar deze eis.
Let op je termijnen
Loopt er een IND-procedure of een bezwaartermijn? Meld de vertraging dan meteen bij de instantie of je advocaat. Een hersteltermijn aanvragen is bijna altijd mogelijk, maar alleen als je erom vraagt vóórdat de termijn verstrijkt.
Wat je van de vertaler mag verwachten
- Een kosteloze correctie als de fout bij de vertaling ligt: ontbrekende verklaring, ontbrekende pagina's, een vertaalfout.
- Duidelijkheid over wat wel en niet aan de vertaling ligt, ook als het antwoord is dat het aan de legalisatie ligt.
- Meedenken over de snelste route terug, niet alleen een nieuwe offerte.
Wat je niet kunt verwachten: dat een vertaler een inhoudelijke fout in het brondocument herstelt. Staat er een verkeerde datum of plaats in de akte, dan moet die correctie komen van de instantie die de akte heeft afgegeven.
Veelgestelde vragen
Moet ik opnieuw betalen als de vertaling wordt geweigerd?
Niet als de oorzaak bij de vertaling ligt — dan hoort het herstel bij het werk. Ligt het aan een ontbrekende legalisatie of een nieuw brondocument, dan is er nieuw werk nodig en gelden nieuwe kosten voor het aanvullende deel.
Kan ik in bezwaar tegen een weigering?
Bij een formele beslissing van bijvoorbeeld de IND kun je bezwaar maken. Bij een balieweigering is het praktischer om eerst schriftelijke onderbouwing te vragen en die te vergelijken met de gepubliceerde eisen van de instantie.
De instantie wil een 'gecertificeerde' vertaling. Is dat iets anders?
In Nederland niet. Vraag door wat ze precies bedoelen: bijna altijd is dat een beëdigde vertaling van een vertaler uit het Rbtv-register.
Hoe voorkom ik dit de volgende keer?
Vraag vóór de opdracht bij de ontvangende instantie na: is een beëdigde vertaling vereist, moet het origineel gelegaliseerd zijn, en geldt er een maximale ouderdom voor het afschrift? Die drie vragen dekken de meeste weigeringen af.
Een document dat vertaald moet worden?
Stuur een scherpe scan via WhatsApp. Je krijgt een vaste prijs en een levertijd terug, meestal dezelfde dag nog.
Stuur via WhatsAppLees ook
Dit artikel is informatief en vervangt geen juridisch advies. Eisen van gemeenten, de IND en buitenlandse autoriteiten veranderen, dus controleer bij twijfel altijd de actuele voorwaarden bij de instantie die je document ontvangt.